W zależności od tego, do czego służy strona internetowa naszej firmy, albo do czego wykorzystujemy pozyskane od naszych użytkowników czy klientów dane, konieczne jest zamieszczenie w jej ramach stosownych informacji. Mogą to być różnego typu dokumenty, mniej lub bardziej zunifikowane, niemniej zgodne z obowiązującym prawem. Przedstawiamy 3 podstawowe załączniki, bez przygotowania których nie myśl nawet o startowaniu ze stroną.
Polityka i zgoda na użycie cookies
Wprowadzone na terenie UE prawo nakazuje administratorom stron www informowanie użytkowników o fakcie i celach przechowywania na ich komputerach tak zwanych „ciasteczek” (ang. cookies). Użytkownik powinien wyrazić zgodę na ich umieszczanie – zgoda powinna być dobrowolna. Teoretycznie odmowa przekazania jakichkolwiek informacji o naszym zachowaniu na stronie skutkować powinna opuszczeniem serwisu czy witryny. W praktyce jednak to prawo pozostaje martwe, a polityka “cookies” sprowadza się to zaimplementowanego okienka, potwierdzającego zgodę użytkownika na zbieranie informacji – czytaj: dziesiątki okienek, jakie musimy zamykać surfując po sieci.
RODO i przetwarzanie danych osobowych
Od 25 maja 2018 roku obowiązują znowelizowane przepisy przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. Potocznie RODO, formalnie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, inaczej rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zmienia sposób w jaki firmy mogą posługiwać się informacjami o swoich klientach, pracownikach, a nawet osobach trzecich. W polityce prywatności strony/ firmy od tego momentu powinna znaleźć się informacja w jakim celu i przez kogo dane o użytkownikach są przetwarzane. Przy czym, cel ten nie może być ogólny, a to znaczy, że jeśli dany formularz pozyskuje dane naszych użytkowników w różnych celach, to każdy z tych celów powinien zostać użytkownikowi przedstawiony w taki sposób, by mógł on dobrowolnie wybrać cel przetwarzania danych, z jakim się zgadza.
Regulamin strony/ sklepu
Podstawowymi informacjami jakie muszą znaleźć się w regulaminie to charakter prawny regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną oraz warunki prowadzonej sprzedaży, jej zakresu i przedmiotu. Jeśli nie prowadzimy sprzedaży przez internet, a witryna firmy ma jedynie wartość wizerunkową – w regulaminie określmy właściciela, formy kontaktu oraz wspomniane wcześniej wymogi dotyczące zbierania i przetwarzania danych.
Dla sklepu równie istotnymi będą te zapisy dotyczące warunków gwarancji, okresu jej trwania, oraz przejrzysta polityka zwrotów i reklamacji. Decyduje ona bowiem o poziomie zaufania kupujących do sklepu. Jeśli klient uzna że zwrot towaru w danym serwisie sklepowym jest za trudny, może obawiać się złożyć w nim zamówienie i w konsekwencji uda się na zakupy do konkurencji. Do częstych mankamentów regulaminów należy brak lub źle opracowana polityka prywatności. Zatrważająca ilość sklepów w sieci nie troszczy się o przedstawianie swoim klientom informacji o możliwości zarządzania przez nich własnymi danymi osobowymi. Nie informują kupujących o prawie do wglądu i poprawiania swoich danych osobowych ani też nie przedstawiają informacji z której wynika, że klienci mogą zażądać od sklepu zaprzestania przetwarzania własnych danych osobowych.
Przezorny zawsze ubezpieczony
Swoim klientom podpaść nietrudno. Jeśli nie spełnimy wskazanych wymogów, lub jeśli regulamin nie będzie skonstruowany w sposób czytelny i zrozumiały dla odbiorcy, możemy narobić sobie kłopotu. Prawidłowo sformułowany regulamin internetowy powinien zawierać słownik pojęć, który określa jednolitą definicję każdego z nich. Jak w przypadku każdej umowy konieczne jest konsekwentne stosowanie zdefiniowanych pojęć w tekście regulaminu.
Przezorność jest zwykle nagradzana, także w kwestii posiadania kopii zapasowych danych i plików – regularne kopie danych i plików strony www to podstawa. Utrata strony poprzez błąd wewnętrzny czy cyberataki może kosztować nas dużo pracy, czasu i pieniędzy. Brak kopii zapasowej danych może być bolesną nauczką – nierzadko uszkodzonej strony ni eda się naprawić lub taniej jest zbudować ją zupełnie nową, całkowicie od podstaw.
