Na początku byłeś Ty i kilku Twoich współpracowników. Większość rzeczy byłeś w stanie zapamiętać, a i spotkań nie było za dużo. Poza tym miałeś swój notatnik, gdzie wszystko notowałeś. Było OK.
Twoja firma jednak się rozwija, powstają nowe działy, nowe stanowiska, nowi dostawcy i kontrahenci. SUPER! O to przecież chodzi w każdej firmie!
Tylko jak nad tym zapanować? Jak spamiętać wszystkie spotkania, dostawy i jak rozdzielić zadania załodze?
Na tym etapie masz 3 wyjścia. Każde z nich ma swoje plusy i minusy.
Opcja nr 1. Po staremu
Wychodzisz z założenia, że do tej pory jakoś było, więc zostawiasz tak jak jest. Nic nie zmieniasz.
Opcja nr 2. Za darmo
Integrujesz zarządzanie przedsiębiorstwem z usługami Google.
Opcja nr 3. Robisz to dobrze
Skoro czytasz nadal, to sam eliminujesz opcję nr 1 i ją zupełnie pominę 🙂
No to zaczynamy!
Google większości osób kojarzy się z wyszukiwarką. I bardzo dobrze, ponieważ jest to ich główny produkt. W swoim portfolio mają jednak kilka równie przydatnych narzędzi, które możesz wdrożyć w swojej firmie. Aplikacje Google tymczasowo podzielę na dwie części, tj. aplikacje do zarządzania przedsiębiorstwem oraz służące do działań marketingowych. W dzisiejszym wpisie skupimy się na pierwszej grupie aplikacji. O możliwościach grupy drugiej napisze w kolejnym wpisie (dlatego między innymi warto nas obserwować 🙂 ).
Jakie aplikacje dostarcza nam Google?
Gmail – poczta, czyli podstawa. Można powiedzieć, że to ta usługa „spina” wszystkie pozostałe.
Dokumenty (Google Docs) – czyli edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i narzędzie do prezentacji w jednym.
Google Drive – miejsce w którym możesz przechowywać wszystkie pliki Twojej firmy.
Kalendarz – tu trudno napisać coś więcej poza kalendarz.
Hangouts – komunikator.
Teraz możesz powiedzieć „Przecież ja to wszystko już mam! Mam firmową pocztę, Open Office, pliki trzymam u siebie na komputerze, a rozmawiamy przez GaduGadu”.
Teoretycznie masz rację i teoretycznie taki zestaw może wystarczać.
Wyobraź sobie jednak taką sytuację:
Wraz ze swoim zespołem przygotowujecie BARDZO WAŻNĄ prezentację dla BARDZO WAŻNEGO klienta. Projekt jest dość duży, angażuje wiele osób z wielu działów, deadline jest bardzo napięty, a Ty chcesz mieć nad wszystkim kontrolę. Project manager biega pomiędzy działami, próbując wszystko skoordynować, pracownicy żonglują plikami, ciągle komuś coś ginie. Chciałbyś w końcu zobaczyć efekt, ale niestety Pani Krysia z księgowości dziś ma wolne, a nikt nie zna hasła do jej komputera, na którym jest najnowsza wersja prezentacji.
W końcu nadchodzi dzień prezentacji. Zgrywasz prezentację na swój laptop i jedziesz do biura BARDZO WAŻNEGO klienta. Na miejscu okazuje się, że plik z prezentacją nie działa. Próbujesz tłumaczyć, że zaraz ktoś dośle lub przywiezie działający plik, że prezentacja jest super i będzie Pan zadowolony. Klient z bardzo ważnego klienta staje się byłym klientem.
Prawda, że przerażająca wizja?
Jak więc nie dać się złapać?
Zaufaj narzędziom Google. Posiadają one wiele zalet, lecz główną jest integracja. Pozwalają pracować wielu osobom na jednym dokumencie, który zapisany w Google Drive, zawsze możesz podglądnąć i nanieść swoje poprawki. Możesz za pomocą kalendarza ustalać harmonogram, a jeżeli plik w trakcie spotkania nie zadziała, będziesz mógł otworzyć go bezpośrednio z Dysku Google.
Co najważniejsze, korzystając z tych narzędzi, praktycznie nie potrzebujesz wydawać pieniędzy na zakup licencji takich programów jak np. Microsoft Office.
Narzędzia Google mają jednak i minusy.
Przede wszystkim nie możesz ich dostosować do specyfiki swojej firmy. Częściej to Ty lub też Twoja firma będziecie się musieli do nich dostosować. Nie posiadają także bardziej zaawansowanych i specjalistycznych funkcji. Należy także pamiętać, że algorytmy Google skanują Twoją korespondencję mailową w celu dostarczenia Ci odpowiednich reklam.
Na szczęście jest alternatywa dla produktów Google. Było tanio, teraz będzie dobrze i tanio jednocześnie!
Na rynku istnieją programy, które od samego początku tworzone są z myślą usprawnienia komunikacji w firmie. Takim oprogramowaniem jest np. Proxelion, który znajduje się w naszym portfolio.
Jak one działają?
Każdy użytkownik, czyli np. Twój pracownik ma swoje konto i to Ty decydujesz, co na tym koncie może robić. Dzięki temu masz kontrolę nad tym, jakimi danymi może zajmować się księgowa, handlowiec czy też pracownik produkcji.
Systemy, takie jak Proxelion, umożliwiają też łatwe i bezpieczne dzielenie się dokumentacją. Pamiętasz sytuację, którą przytoczyłem powyżej?
Korzystając ze zintegrowanych systemów dostęp do baz i dokumentów masz nieograniczony.
Systemy takie działają w tzw. chmurze. I dzięki takiemu rozwiązaniu dostęp do dokumentów firmowych czy bazy klientów masz praktycznie na całym świecie za pośrednictwem swojego komputera, tableta czy nawet telefonu.
Wiemy, że każda firma jest inna i potrzebuje innych rozwiązań. Czasem branża, w której działasz wręcz wymaga bardzo specyficznych funkcjonalności. Darmowe oprogramowanie nie zawsze dobrze sobie radzi i nie jest pisane pod konkretnego użytkownika.
Przesiadając się na zaawansowany system, jest on dostosowywany do specyfiki i potrzeb Twojej firmy, dzięki temu jedyne co poczujesz, to znaczne usprawnienie komunikacji w firmie.
Podsumowujmy plusy i minusy tego rozwiązania.
Plusy:
oprogramowanie dostosowane idealnie do Twoich potrzeb,
sam wybierasz komponenty, które są Ci potrzebne,
twoje dokumenty i bazy są bezpiecznie umieszczone na zewnętrznym serwerze,
pełna kontrola nad dostępem do zasobów,
dostęp do baz danych i dokumentów 24 godziny na dobę z każdego miejsca świata,
wsparcie techniczne.
Minusy:
koszt licencji, który nie jest duży, a zastosowanie tego systemu przynosi wymierne korzyści.
